image

Instructies initiëren ketenmachtigingen

Stap 1: inrichten Z login Beheermodule:
De uitrol van ketenmachtigingen begint met de Z login Beheermodule. Iedereen binnen uw organisatie die met ketenmachtigingen gaat werken heeft eHerkenning niveau 3 nodig en moet als beheerder geregistreerd staan om toegang tot de Beheermodule van Z login te krijgen. Tijdens het aanvragen van eHerkenning niveau 3, of later in de Beheermodule, bepaalt u waar uw medewerker gemachtigd voor wordt namens uw eigen organisatie.

Wanneer u een ketenmachtiging-overeenkomst hebt met Z login dan heeft de beheerder ook toegang tot de ketenmachtiging-functionaliteit in de Beheermodule.

Stap 2: Print, onderteken en verstuur de ketenmachtiging offerte van Z login
De beheerder van uw organisatie krijgt toegang tot de ketenmachtiging-functionaliteit in de Beheermodule van Z login wanneer wij hebben kunnen bevestigen dat de ondertekende offerte voor ketenmachtigingen retour is gestuurd naar beheermodule@zlogin.nl of per post naar:

Z login
Postbus 18
8200AA Lelystad

Stap 3: vul het upload-bestand nauwkeurig in
Download het upload-bestand en vul het aan de hand van deze instructies nauwkeurig in. Volg de instructies heel precies, want een bestand met fouten zal niet worden geaccepteerd door de Beheermodule.

Waar u op moet letten:

  1. KvK nummers moeten allemaal ingevuld zijn en uit exact 8 cijfers bestaan. Zijn er velden in de kolom ‘KvK nummer’ leeg gelaten? Dan zal het bestand niet geaccepteerd worden door de Beheermodule. Controleer het dus goed.
    LET OP: is het eerste cijfer van een KvK nummer een ‘0’ en verdwijnt deze na het invullen? Let er dan op dat u de eerste kolom als ‘tekst-veld’ opslaat.
  2. Geldig e-mailadres; wij controleren of er een geldig e-mailadres is ingevoerd.
  3. Ook de velden van de contactpersonen moeten worden ingevuld.

Wordt uw upload-bestand alsnog geweigerd? Kijk dan goed welke velden niet correct zijn, corrigeer dit vervolgens in het originele upload-bestand voor u het opnieuw upload. Pas als alle velden correct zijn wordt het bestand geaccepteerd en kunt u verder naar de volgende stap.

Stap 4: notificeer uw relaties
Stuur uw relaties een aankondigingsmail met uitleg over ketenmachtigingen en het vervolgproces. Doe dit voordat u vanuit de Beheermodule de ketenmachtiging-overeenkomsten verstuurt.

Download voorbeeld van de aankondigingsmail

Lees deze tekst zelf ook goed door want het kan zijn dat u hier vragen over gaat krijgen van uw relaties. Om vertrouwen te wekken bij uw relaties, dient deze mailing vanuit uw eigen systemen te worden verstuurd. Na deze mailing komt de automatische mailing vanuit de Beheermodule, dankzij de aankondigingsmail zullen ze het minder snel negeren.

Stap 5: verzenden ketenmachtiging-overeenkomsten naar relaties
Verstuur binnen redelijke termijn na de verzending van de aankondigingsmail, de daadwerkelijke ketenmachtiging-overeenkomst naar uw relaties vanuit de Beheermodule.