eHerkenning aanvragen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Toch gebeurt het soms dat een aanvraag niet direct verwerkt kan worden, bijvoorbeeld doordat gegevens ontbreken, documenten niet volledig zijn of de aanvraag niet op de juiste manier is ondertekend.
Wanneer een aanvraag niet compleet is, kan dit gevolgen hebben voor de verwerking. U moet dan aanvullende gegevens aanleveren of documenten opnieuw toesturen. Daardoor duurt het langer voordat u eHerkenning kunt gebruiken om in te loggen bij bijvoorbeeld de Belastingdienst, het UWV, de RVO of een andere online dienst.
In deze blog zetten we de vijf meest gemaakte fouten op een rij bij het aanvragen van eHerkenning. Ook leest u hoe u deze fouten gemakkelijk kunt voorkomen.
—
Tip: Goed voorbereid starten? Bekijk ons stappenplan voor het aanvragen van eHerkenning en zie direct welke gegevens en documenten u nodig heeft.
1. Het contract is niet correct ondertekend
Een van de meest voorkomende fouten is dat het contract niet op de juiste manier is ondertekend. Het komt vaak voor dat het contract geen originele handtekening met pen bevat. Soms wordt er een kopie of scan van een eerdere handtekening gebruikt, maar dat is niet voldoende om de aanvraag te verwerken.
Ook komt het regelmatig voor dat er te weinig handtekeningen zijn geplaatst. Bij sommige organisaties mag één wettelijke vertegenwoordiger zelfstandig tekenen. Bij andere organisaties is sprake van gezamenlijke of beperkte bevoegdheid. In dat geval moeten meerdere wettelijke vertegenwoordigers het contract ondertekenen voordat de aanvraag kan worden verwerkt.
Wanneer de juiste handtekening(en) ontbreken, kan de aanvraag niet direct worden goedgekeurd.
Zo voorkomt u dit:
Bekijk vooraf in de registratie van de Kamer van Koophandel wie namens de organisatie mag tekenen. Is er sprake van gezamenlijke of beperkte bevoegdheid? Controleer dan welke bevoegde vertegenwoordiger(s) het contract moeten ondertekenen.
Gebruik daarnaast altijd een natte handtekening: een originele handtekening die met pen op het contract is gezet. Een kopie of scan van een eerdere handtekening is niet voldoende om de aanvraag te verwerken.
Alleen voor het toevoegen van een bedrijf en het aanstellen van de eerste Beheerder is een handtekening nodig. Daarna kunt u alles gemakkelijk online regelen.
2. Identiteitsbewijzen ontbreken, zijn verlopen of niet goed leesbaar
Bij het aanvragen van eHerkenning moet u ten allen tijden identiteitsbewijzen aanleveren. Ontbreekt er een identiteitsbewijs, is een document verlopen of is het niet goed leesbaar? Dan kan de aanvraag niet direct worden verwerkt.
Wanneer meerdere wettelijke vertegenwoordigers het contract moeten ondertekenen, moeten ook van al deze personen de benodigde identiteitsbewijzen worden meegestuurd. Ontbreekt één van deze documenten, dan is de aanvraag niet compleet.
Zo voorkomt u dit:
Verzamel de benodigde identiteitsbewijzen voordat u de aanvraag verstuurt. Let erop dat ieder document nog geldig is, en aan alle eisen voldoet.
Moeten meerdere wettelijke vertegenwoordigers het contract ondertekenen? Voeg dan ook van deze personen de benodigde identiteitsbewijzen toe.
3. Gegevens in de aanvraag komen niet overeen met officiële gegevens
Bij het verwerken van een eHerkenning-aanvraag worden de ingevulde gegevens gecontroleerd. Denk aan gegevens van de organisatie, zoals KVK-gegevens en het vestigingsnummer, maar ook aan persoonsgegevens van de aanvrager en eventuele wettelijke vertegenwoordigers.
Wanneer deze gegevens niet overeenkomen met de officiële registraties of aangeleverde documenten, kan de aanvraag niet direct worden verwerkt. Een kleine fout in bijvoorbeeld een naam, geboortedatum, KVK-nummer of vestigingsnummer kan al betekenen dat de aanvraag moet worden aangepast of aangevuld.
Zo voorkomt u dit:
Neem gegevens zoveel mogelijk rechtstreeks over uit officiële documenten en registraties, zoals de Kamer van Koophandel en het identiteitsbewijs. Zo verkleint u de kans op typefouten in namen, geboortedata, KVK-nummers of vestigingsnummers. Ons online systeem is gekoppeld met de KVK waardoor u direct alle gegevens gemakkelijk inzichtelijk krijgt wanneer u het KVK-nummer intoetst.
Laat de aanvraag bij voorkeur nog een keer nalezen voordat u deze verstuurt, vooral wanneer meerdere personen of vestigingen betrokken zijn.
4. Bij ketenmachtigingen ontbreken belangrijke gegevens
Vraagt u eHerkenning aan om namens een klant of andere organisatie in te loggen? Dan kan een ketenmachtiging nodig zijn. Dit komt vaak voor bij intermediairs, zoals accountants, administratiekantoren, fiscalisten of salarisadministrateurs.
Bij ketenmachtigingen is het extra belangrijk dat alle gegevens compleet zijn. Een veelvoorkomende fout is bijvoorbeeld een ketenmachtiging voor een eenmanszaak waarbij het BSN ontbreekt. Ontbreekt dit gegeven, dan kan de aanvraag niet goed worden verwerkt.
Zo voorkomt u dit:
Werk bij ketenmachtigingen met een vaste voorbereiding per klant. Leg vooraf vast voor welke organisatie u wilt inloggen, welke gegevens nodig zijn en of er sprake is van een eenmanszaak.
Gaat het om een eenmanszaak? Zorg dan dat het BSN correct is aangeleverd en dat op het contract is aangevinkt dat Z login het BSN mag registreren. Zo voorkomt u eventuele vertraging tijdens het aanvraagproces.
5. eHerkenning werkt niet zonder de juiste machtiging te koppelen
Een eHerkenningsmiddel aanvragen betekent niet automatisch dat u direct kunt inloggen bij de gewenste online dienst. Daarvoor moet de juiste machtiging aan de Gebruiker zijn gekoppeld. Zonder die machtiging heeft de Gebruiker wel een eHerkenningsmiddel, maar nog geen toegang tot de dienst waarvoor eHerkenning nodig is.
Bij het aanvragen of beheren van eHerkenning wordt deze stap soms over het hoofd gezien. Het eHerkenningsmiddel is dan wel aangemaakt, maar de toegang werkt nog niet zoals verwacht.
Zo voorkomt u dit:
Wanneer het middel is geactiveerd kan de beheerder de juiste machtiging toekennen in Mijn Z login. Wilt u weten hoe u dit instelt in, bekijk dan hier hoe u een machtiging kunt instellen.
Heeft u eHerkenning nodig voor meerdere diensten? Ken dan direct meerdere machtigingen toe. Deze kunt u ook op een later moment snel en eenvoudig toevoegen of intrekken.
Goed voorbereid eHerkenning aanvragen
Met een complete aanvraag voorkomt u dat u later documenten of gegevens moet aanvullen. Zo kunt u sneller gebruikmaken van eHerkenning voor de diensten waarvoor u wilt inloggen.
Voor veel online diensten wordt eHerkenning niveau 3 gevraagd. Wilt u direct goed voorbereid starten? Vraag dan eenvoudig eHerkenning niveau 3 aan bij Z login.
